Mind The Gap

Mind The Gap: de organisatie

Verbeteringen realiseren vraagt om een planmatige werkwijze. Net zo belangrijk is het zorgen voor draagvlak om de verbetering te realiseren. Zonder draagvlak geen verbetering. Niet alle draagvlakactiviteiten zijn zaken die je hard kun inplannen (op 24 november van 13.00-14.00 de medewerkers inspireren, de week er na complimenten geven). Draagvlak creëren is mensenwerk en gaat vooral over leiderschap en vereist voortdurend aandacht. Uiteraard zijn er ook draagvlakactiviteiten waar wel een  taakgerichte kant aan zit. Uiteindelijk wordt het draagvlak bepaald door de mate waarin medewerkers weten of de verandering in positieve zin bijdraagt tot hun eigen toekomst.

Om een goed beeld van het vraagstuk te krijgen, worden er gesprekken met directie, managers en  medewerkers gevoerd. Dit vraagstuk gaat over de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Dit wordt ook wel de GAP tussen IST en SOLL genoemd en deze GAP wil je duidelijk zichtbaar maken. De gap-analyse vormt de brug over de kloof. Deze analyse bestaat uit een quickscan (online vragenlijst waaruit een rapportage gegenereerd wordt) en interviews of referentieworkshops met de medewerkers. Vanuit deze gap-analyse worden concrete SMART geformuleerde doelen en KPI’s vastgesteld. Van hieruit wordt bepaald welke “zachtere” draagvlakactiviteiten (organiseren en communiceren) en welke “hardere” taakgerichte activiteiten binnen dit traject worden gepland.

Van hieruit gaan de taakgerichte activiteiten de PDCA-cyclus in en de mensgerichte activiteiten de IMWR-cyclus in:

• Plan: vaststellen plannen, doelstellingen en KPI’s (nu op onderliggende niveaus). Bepalen hoe en wanneer deze doelstellingen en KPI’s worden gemeten.
• Do: het uitvoeren de plannen.
• Check: De resultaten van de plannen en de uitvoering er van checken op basis van KPI-scores en gesprekken.
• Act: De uitvoering bijsturen, of plannen, doelstellingen en KPI’s bijstellen.

De PDCA-cyclus doorloop je niet eenmalig. Het is een continu proces waardoor je medewerkers sneller kunnen gaan leren door te experimenteren en er achter te komen wat wel werkt en wat niet. Op het moment dat je met je medewerkers meerdere verbeterpunten aanpakt en dus meerdere PDCA-cycli aan elkaar koppelt, zul je zien dat je vlot en wendbaar verbeterstappen kunt maken.

De IMWR-cyclus om de PDCA-cyclus heen beschrijft de mensgerichte kant. Zonder de IMWR cirkel komt de PDCA cirkel niet in beweging.

• Inspireren: om draagvlak voor plannen te krijgen zullen medewerkers geïnspireerd moeten raken.
• Mobiliseren: plannen uitvoeren zonder dat de medewerkers in beweging komen heeft geen zin. De inspiratie moet nu worden benut.
• Waarderen: De check uit de PDCA-cyclus is een evaluatie, waarbij je elkaar feedback geeft. Medewerkers moeten zich daarbij veilig voelen. Actief waarderen en erkennen van de bijdrage van medewerkers is essentieel voor het laten rollen van het PDCA wiel.
• Reflecteren: terug kijken op de resultaten die zijn behaald en de manier waarop dat is gebeurd. Het doel is op basis daarvan te leren. Reflectie kan plaatsvinden tussen individuen, het team of de organisatie als geheel.

Borging: Als we de verbeteringen niet borgen dan rolt het wiel weer terug. Slagen we in het borgen van de verbetering, dan kan de organisatie naar een hoger niveau worden getild (dit wordt geïllustreerd met het omhoog rollen van het PDCA-wiel).